Solo al lavoro. Come collaborare da remoto con clienti e colleghi?

Disclaimer: ho descritto i miei pensieri sul lavoro produttivo nel post precedente: Come lavorare in modo efficace in un team remoto? Avviso spoiler: sto ancora cercando una risposta. In questo articolo, mi concentro su strumenti e soluzioni concrete che utilizzo nel mio lavoro come designer UX. Tieni presente che i seguenti consigli potrebbero essere inadeguati nella tua situazione.

L'obiettivo: felicità personale

Come essere felici? Sembra più una domanda filosofica. Immagino che la felicità circonda concetti come amore, rispetto, salute, relax e denaro. Quindi, in termini di lavoro, mi concentrerò sulla massimizzazione della parte del denaro, ma non a scapito di altri fattori di felicità. Ad esempio, non deciderò su uno stipendio più elevato, se devo fare qualcosa di umiliante.

Fortunatamente, sono soddisfatto della mia attuale situazione lavorativa e, per lo meno, voglio mantenerlo. Ciò implica che il mio datore di lavoro deve accontentarsi del mio lavoro. È quando ho generato entrate per l'azienda. E ciò accade solo quando i nostri clienti valutano positivamente il mio lavoro. A livello operativo, devo massimizzare la soddisfazione del cliente.

Posso farlo tramite:

  1. offrendo un lavoro di qualità in tempo,
  2. garantendo al cliente, può fare affidamento su di me (ovvero, sono disponibile)

Il primo punto appare evidente. Il secondo diventa più complicato perché si riferisce all'apparenza che sono lì per te.

Caratteristica di lavoro

Come designer UX I:

  • progettare interfacce per app,
  • progettare flussi utente,
  • analizzare i dati di ricerca,
  • condurre studi sugli utenti,
  • presentare il mio lavoro e gestire il feedback.

La mia caratteristica

  • Sono un introverso. Parlare con altre persone mi risucchia energia. Significa che tenderei naturalmente a evitare la maggior parte delle forme di comunicazione diretta. Certo, a volte è inevitabile, come nel caso di presentare il mio lavoro.
  • Capisco come operano le imprese. Ho fondato la mia prima attività all'età di 21 anni (dodici anni fa). Mi sono laureato in un'università economica. Ecco perché a volte conduco un'analisi aziendale e non ho bisogno di un BA per spiegarmi il processo.
  • Lavoro come un team UX di uno. Di solito, sono l'unico designer del progetto, quindi ho sviluppato una varietà di competenze: wireframing, progettazione della GUI, ricerca UX (principalmente IDI, analisi web e ricerca desk). A volte creo persino interi siti Web da zero (grazie all'approccio senza codice Webflow). Ciò significa che collaboro con parti interessate, sviluppatori, analisti aziendali e project manager.
  • Organizzo autonomamente il mio lavoro. Non mi piace il casino a meno che non sia quello creativo. Le mie note, file e feedback sono facilmente tracciabili e gestibili.
  • Odio perdere tempo e altre cazzate. Incontri infruttuosi mi sembrano torture. Ecco perché sono contrario a seguire ogni rituale agile alla cieca, come se ci fosse una lista di controllo sacra. Dobbiamo partecipare a una mezz'ora di stand-up ogni giorno? Disprezzo anche l'indecisione e l'inerzia dell'organizzazione.

Regole per una cooperazione efficace

Meno comunicazione e attenzione al lavoro

  • Allocare tre intervalli di tempo quando rispondo a tutti i messaggi in massa (all'inizio, a metà e alla fine di una giornata lavorativa). Non attribuisco deliberatamente orari rigidi perché apprezzo la flessibilità.
  • Critico apertamente le riunioni senza agenda né un obiettivo chiaro. Dopo ogni teleconferenza a cui ho partecipato, chiedo un promemoria scritto. Essere un tale dolore nel culo ha i suoi vantaggi: le persone mi invitano solo se ne ho bisogno.
  • Filtra la mia casella di posta trascurando la comunicazione che non mi riguarda direttamente.
  • Non do a nessuno il mio numero di telefono a meno che non sia il mio superiore o un portatore di interessi chiave (un rappresentante del cliente responsabile della parte finanziaria di un progetto, ad esempio CEO o Product Owner).
  • Mi rifiuto di svolgere qualsiasi attività secondaria. Quando sono su un progetto, mi concentro solo su di esso. Se il mio set di competenze è essenziale per un altro progetto ad alto reddito, esorto i miei superiori a riorganizzare il mio programma. 60% di tempo per il progetto A e un altro 40% di tempo per il progetto B. Bene da parte mia, ma rendiamolo ufficiale. L'unica eccezione che ho fatto sono i progetti a cui ho partecipato di recente e solo se il mio impegno non supererà 1 ora a settimana. Poiché conosco i dettagli del progetto, posso svolgere il lavoro molto velocemente.

Perché è buono per la cooperazione?

Grazie a queste pratiche, risparmio tempo e posso spenderne di più per fornire un lavoro di qualità (e questo è ciò che conta, non come linea di assistenza).

Aperto per aiutare i miei compagni di squadra e colleghi

Potrebbe sembrare contraddittorio alla regola sopra. Tuttavia, è solo un'aggiunta naturale. Da un lato, limito lo spam e mi rifiuto di agire come specialista del servizio clienti per i miei colleghi. Dall'altro, comunico qual è la mia esperienza e in quali termini sono disposto ad aiutare. È una questione di tempo. Posso passare molto più tempo sui miei compagni di squadra quando vedo che posso migliorare notevolmente la qualità del loro lavoro (fino al 50% del mio tempo). Sono anche ansioso di consigliare le persone al di fuori della mia squadra, ma solo se ci vorranno alcuni minuti. Altrimenti, diventa un compito secondario.

Perché è buono per la cooperazione?

Sono l'unico specialista di UX nella mia azienda, quindi la mia esperienza potrebbe far luce su alcuni aspetti.

Presentazioni asincrone

È la caratteristica killer e la star aggiornata del mio repertorio. Prima della sistemazione dell'ufficio a casa, ho raccolto tutti gli stakeholder in una stanza e ho presentato i wireframe su un grande schermo. Anche se per me è stato stressante, ho valutato la sua efficienza. Il feedback è arrivato immediatamente.

La situazione attuale elimina la possibilità di un tale incontro, ma esistono alternative online, ad esempio una teleconferenza. Tuttavia, ci sono difficoltà tecniche con gli strumenti per riunioni online. Alcuni strumenti sono basati su browser, il che è sufficiente in molti casi, ma nel mio lavoro non posso fare affidamento sulla visualizzazione di bassa qualità dei wireframe. Altri riconoscono la risoluzione dello schermo del presentatore ma richiedono l'installazione locale (alcuni dipendenti aziendali non dispongono dei privilegi di amministratore, quindi è un grande no). Ho trovato un approccio diverso: video HD. Registro lo schermo (con audio) su cui presento i wireframe, e spiego particolari soluzioni e il flusso dell'utente. Un video dura in media dai 10 ai 20 minuti, quindi è molto più breve di un normale incontro. Inoltre, ogni partecipante può guardarlo quando ha tempo. Il feedback arriva come e-mail (molte e-mail, in effetti).

Perché è buono per la cooperazione?

  • Più persone possono essere coinvolte (basta inviare un collegamento a un video)
  • Il feedback è più approfondito (le parti interessate possono pensarlo in pace)
  • Nessuno stress per me (registrazione dello schermo vs. parlare in pubblico)

Purtroppo, c'è anche un aspetto negativo. Ricevo risposte per un lungo periodo. Può richiedere fino a una settimana, il che può interrompere il flusso di lavoro se è richiesta l'accettazione per proseguire.

Stand-up asincrono. Da 30 a 1 minuto al giorno.

È il consiglio del mio amico. Non ho avuto la possibilità di usarlo, ma ho adorato l'idea. Invece del solito stand-up che può durare fino a 30 minuti (storia vera), la squadra del mio amico scrive un breve promemoria giornaliero (cosa ho fatto ieri? Cosa farò oggi? Qualche frase al massimo) in modo asincrono su un wiki. Il suo team crea un documento per stand-up.

Perché è buono per la cooperazione?

Elimina gli svantaggi di uno stand-up (troppo tempo sprecato) e lascia i benefici (la squadra è informata).

Strumenti per una cooperazione efficace

Kap per la registrazione dello schermo su macOS

Uso Kap per registrare le mie presentazioni di wireframe. Questo strumento è potente e gratuito. Sfortunatamente, è disponibile solo per Mac. Dopo aver generato il file, lo carico su un servizio di streaming video. Uso YouTube perché offre funzionalità di collegamento privato.

E-mail per la comunicazione

Sono vecchia scuola. L'e-mail rimane lo strumento di comunicazione numero uno per me perché:

  • Tutti hanno un'e-mail, quindi non c'è una barriera d'ingresso.
  • Puoi scrivere messaggi molto lunghi e allegare file aggiuntivi.
  • Hai una cronologia completa (a volte anche offline).
  • I filtri avanzati ti offrono il controllo totale sulla tua casella di posta.

Wiki per documentazione

Apprezzo i wiki perché rafforzano la collaborazione in tempo reale. Inoltre, i documenti online sono aggiornati rispetto ai documenti di Word conservati localmente. Ci sono dozzine di wiki, ma Paper Dropbox è il mio preferito. Ha un'interfaccia pulita e tutte le funzionalità di cui ho bisogno. Tuttavia, se desideri beneficiare dei fogli di calcolo online, ti consiglio Google Drive. Entrambi sono gratuiti.

AirTable per documentazione aggiuntiva

AirTable non è una soluzione apparente. Lo strumento consente di creare database sotto forma di tabelle e relazioni tra record. Lo preferisco mentre sto conducendo un'analisi commerciale. AirTable supera Excel o persino i fogli di calcolo Google in questo scenario.

Axure Cloud per wireframe online

Vado con Axure Cloud anche quando disegno in Sketch (esporto solo tavole da disegno in PNG e quindi aggiungo interazioni). I wireframe delle applicazioni Web sembrano più reali. Disattivo i commenti in Axure perché preferisco raccogliere feedback tramite e-mail.

Zeplin (o Axure Cloud) per il trasferimento degli sviluppatori

Se disegno in Sketch, vado con Zeplin. Quando scelgo Axure, rimango con Axure Cloud.

Blocco note cartaceo per liste di cose da fare

Esistono eccellenti strumenti online per le liste di cose da fare. Sono stato contento di Todoist (ottimo per semplici elenchi di cose da fare) e Click-up (ottimo per progetti complessi). Anche se ho apprezzato quegli strumenti, avevo l'impressione che mi stessero rallentando. È successo perché non ero in grado di prevedere i compiti che avrei svolto in un determinato giorno. Descriverei il mio processo creativo come un pasticcio organizzato. Durante un giorno, potrei cambiare idea centinaia di volte, quindi l'aggiornamento di un elenco di cose da fare richiederebbe troppo tempo. E seriamente qualcuno deve sapere che ho cambiato questa dimensione del carattere da 13px, poi a 12px, quindi 14px? Blocco note di carta funziona per me al meglio.

Strumenti per una cooperazione inefficace (li odio)

Alcune scelte qui possono essere scioccanti.

Zoom per riunioni online e condivisione dello schermo

Mi sono sentito ambiguo nel mettere Zoom in questo elenco. Penso che sia uno strumento potente e, ammiro la tecnologia dietro di esso. La funzione di condivisione dello schermo funziona perfettamente. Se sei per riunioni online, ti consiglio Zoom. Il problema è che attualmente sono contro di loro perché troppo spesso non producono alcun risultato. Spero di mettere Zoom sulla prima lista, in futuro.

Slack per la chat

Voglio lasciarti, Slack. Non sei tu. Sono io. Non riesco proprio ad aggirare il concetto di messaggistica istantanea sul lavoro. Le chat sono utili per parlare con gli amici su Facebook. L'ironia è che il nome stesso ti dice tutto. Il rilassamento consente di rallentare al lavoro.

Parola per documenti

La collaborazione tramite Revisione> Tenere traccia delle modifiche è un incubo e dovrebbe essere vietata. Diverse versioni di un documento si moltiplicano senza controllo. Cara parola, grazie per gli anni novanta. Adesso muori.

Telefono, sai, per parlare

Odio le telefonate di lavoro per due motivi:

  • Interrompono il mio profondo tempo di lavoro.
  • Mi costringono a prendere una decisione all'istante. Troppo spesso, il risultato non è ottimale (almeno per me). Ad esempio, accetto una scadenza non realistica e devo pagare per ore.

Jira per qualsiasi cosa (a meno che tu non sia uno sviluppatore)

Disprezzo gli strumenti per il monitoraggio delle attività e le stime dei tempi. Sono consapevole dei loro vantaggi nel mondo del software. Gli sviluppatori scompongono enormi compiti in parti più pesanti e il problema complesso viene semplificato. Sfortunatamente, non sono in grado di dividere tutte le sfide di progettazione che devo affrontare e preparare una lista di controllo da fare. È fuorviante, perché, durante il processo di progettazione, posso cambiare continuamente le decisioni precedenti. So che i clienti hanno bisogno di alcune scadenze e li fornisco. Tuttavia, stima per le pietre miliari, non per ogni singola attività. Ad esempio, posso dirti che progetto questa landing page in una settimana. Ma non voglio immergermi in dettagli come quello che farò il primo giorno ora per ora.

Ho mostrato la mia disposizione perfetta. Qual è il tuo?